Gedanken

Warme Worte zu Notfallplänen

Im Moment sind gut vorbereitete Notfallpläne Gold wert. Unternehmen die ihre Kernprozesse identifiziert und dokumentiert haben, können relativ schnell alles in die Wege leiten um auch in einem Krisenfall schnell und zuverlässig arbeiten zu können. Aber fangen wir vorn an …

Es erreichen mich vermehrt Anfragen, wie sich Teams auf die aktuelle Situation vorbereiten können. Kurz, mit Ruhe und Widerstandsfähigkeit. Aktuell hat nichts bestand. Die Situation verändert sich oft binnen Stunden. Ob die Schließung von Schulen und Kindergärten oder das Verhängen von Ausgangssperren, vieles Davon schien von 4 Wochen noch mehr als unrealistisch. Aber es eingetroffen und jetzt muss die Situation gemanaged werden.

Akzeptiert die Situation

Am Anfang gilt es zu akzeptieren, dass externe Faktoren deinen Tag bestimmen. Danach wirst du akzeptieren müssen, dass die Leistungsfähigkeit deiner Teams sinkt, die Verfügbarkeit deiner Ansprechpartner sinkt und das auch du dich mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann anstecken wirst. Du wirst dich oft wiederholen und korrigieren müssen, neue Wege finden und wieder von vorn beginnen. Alles das wird Energie kosten. Mit einer frühen Akzeptanz der Gesamtsituation, sparst du Energie für deine Aufgaben.

Du wirst dich oft wiederholen und korrigieren müssen, neue Wege finden und wieder von vorn beginnen.

Der Plan

Identifiziere deine Kernprozesse. Was ist wirklich wichtig, dass es aufrechterhalten wird. Unter allen Umständen! In den meisten Fällen, wenn es um IT-Betrieb geht, ist es eigentlich nur das Incident Management. Das beseitigen von Störungen und das am Leben erhalten von kritischen Systemen ist eigentlich DER Kernprozess im IT-Betrieb. Rollouts, Projekte, Upgrades etc. sind im Krisenfall selten zu berücksichtigen. 

Das heisst nicht, dass an Projekten nicht gearbeitet werden kann, allerdings ist es in der Regel gerade schwer alle Stakeholder zu informieren. Wer das dennoch vorhat der kann Projekte dezentralisieren. z.B. Project Timelines lockern, so dass ein Zeitversetztes arbeiten möglich ist. Absprachen auf asynchrone Medien wie Mail verlagern, wo jeder nachlesen kann – oder direkt in der Projektmanagement Software. etc. Wichtig ist, seid vorbereitet und rechnet damit, dass Ressourcen schnell und ohne Vorankündigung wegbrechen können.

Proaktiv vs Reaktiv

Ist euer Kernprozess beschrieben und sind eure Mitarbeiter informiert, dass sie zu dem Team gehören, was diesen Kernprozess aufrecht erhält, muss eine Entscheidung getroffen werden. Schicken wir Mitarbeiter vorsorglich nach Hause um sie vor einer Infektion zu schützen oder tritt der Notfallplan erst in Kraft, wenn das Gesundheitsamt die Quarantäne verhängt? Tipp: wer proaktiv ist führt und wirkt professioneller. Wenn ihr Proaktiv seid, kontrolliert ihr was wann passiert, das wiederum bedeutet aber, dass eigene Unternehmen vielleicht früher zu verlangsamen als es vielleicht auch nötig ist.

Team-Transformation

Gelassenheit ist gefragt, wenn dein Team das erste mal dezentral zusammenarbeitet. Es wird alles schief gehen und das ist Ok. So siehst du, wo du nachsteuern kannst. Wie funktioniert die Kommunikation? Weiss jeder was von ihm erwartet wird? etc.

Dein Team hat neben der fachlichen arbeit nun auch noch damit zu tun sich selber zu verwalten und zu entscheiden was wann wichtig ist. Hier musst du steuern. Immer wenn eine unklarheit herrscht muss diese aktiv ausgeräumt werden. Du musst eine aktive Rolle einnehmen. Deine Mitarbeiter sind im Krisenmodus, spiele keine Spielchen, sei ein Leader und geh voran. Sei ansprechbar und hilf deinem Team.

Übung

Kommuniziere klar was du erwartest, von wem zu wann. Übe die Kommunikationswege und Eskalationsprozesse. Teste die Erreichbarkeit deiner Dienstleister. Spricht mit ihnen über deren Erfahrung und ihren Status. Sollte dein Team0 sich ebenfalls dezimieren, wer rückt nach? Wer muss also regelmäßig informiert werden? Lass auch dich regelmäßig “anpingen” um Kommunikationsdisziplin aufzubauen.

Kommunikation

Auch du bist nur ein Mensch. Auch deine Familie wird betroffen sein. Bereite alles so vor, dass es im Worst-Case auch ohne die geht. Dafür Kommuniziere offen über deinen Zustand und wie es dir geht. Gib auch deinen Mitarbeitern Raum dafür Mensch zu sein. Bedenken und Ängste loszuwerden und akzeptiere diese. Eine offene Kommunikation ist der schlüssel dafür wie ihr als Team aus dieser Phase heraustretet.

Fazit

Achtet auf euch und auf alle anderen. Niemand kann diese Krise allein meistern und überstehen. Dokumentiert alles was ihr macht. Denn nach dem Notfallplan kommt das Post-Mortem. Redet über eure Pläne. Lasst sie challangen. Lasst euch inspirieren eure Pläne zu verbessern. Haltet immer Aufwand und nutzen im Blick und habt bitte immer im Hinterkopf, dass viele Leute Angst getrieben sind und gerade nicht den Kopf frei haben um klar und rational zu agieren. Seht eure Chancen und bringt etwas Ordnung in das Chaos.

Redet über eure Pläne. Lasst sie challangen. Lasst euch inspirieren eure Pläne zu verbessern.

Nico
Vollblut-Problemlöser, Peoplemanager und System Architect. Kommunikation, Integrität und Gelassenheit sind wichtige Führungsinstrumente und prägen Nico sehr. Durch seine Arbeit als Techniker und über 10 Jahre als Manager, hat er viele Einblicke bekommen, mit denen er gern anderen Hilft komplizierte Situation durchzustehen. Seine Ideen und Gedanken sind nicht immer sofort nachvollziehbar, machen die Zusammenarbeit mit ihm aber immer zu einem Erlebnis.

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