Remote Work

Vorbereitung auf Corona Krise: Home Office, Unternehmenskulturelle Vorbereitung.

Es gibt mehrere Arten wie man sein Unternehmen auf die Folgen die das Corona (eigentlich COVID-19) Virus mit sich bringt vorbereiten kann, Home Office kann eine sein.

Die Gängigsten Dinge wie Hände waschen, Menschen Mengen meiden und weniger ins Gesicht greifen sind allen bekannt. Darum soll es hier gar nicht gehen. Es geht eher um die von allen als „die Lösung“ angesehene Umstellung auf Home Office.

In vielen Berichten im Internet ließt man immer wieder, dass man seine Mitarbeitenden ins Home Office gehen lassen soll. Weniger Kontakt, weniger Risiko. Nicht nur für den Mitarbeitenden, sondern dadurch auch für das ganze Unternehmen.

Selbst wenn man es nicht als Prävention ansieht, spätestens, wenn der Amtsarzt, des Gesundheitsamt oder das Ordnungsamt vor der Tür steht und die böse Nachricht übermittelt, dass die Arbeitsstätte wegen eines bestätigten Falls geschlossen werden muss, ist Schluss mit alteingesessenen Wegen der Arbeit. Ist man dann nicht gut vorbereitet bricht das Chaos aus und ein paar Tage ist an einen geordneten Arbeitsalltag nicht mehr zu denken. Und selbst wenn man denkt man ist gut vorbereitet, denn immerhin arbeiten ein paar Kollegen ja immer mal wieder im Home Office, schadet es nicht auch mal zu überprüfen wie sich das Unternehmen verhält, wenn von heut auf morgen alle, wirklich alle ohne Ausnahme, von einer dezentralen Stelle aus arbeiten muss.

In dieser kleinen Reihe soll es um verschiedene Aspekte gehen, die das Arbeiten in und mit Home Office betreffen. Sie sind allgemeingültig, aber speziell auf die aktuelle Situation rund um Corona ausgelegt.

In diesem, ersten Teil geht es um die Kultur im Unternehmen, die für ein geordnetes Home Office vorherrschen sollte, wenn nicht sogar muss.

In dieser Reihe werden nicht nur unsere eigenen Erfahrungen einfließen, sondern auch von anderen Unternehmen und Mitarbeitenden einfließen, mit denen wir im Austausch stehen, wenn es um das Thema Home Office im Kontext Corona geht.

Passt Home Office zur Kultur des Unternehmens?

Home Office scheint die Lösung eines jeden Problems zu sein. Ob es der Fachkräftemangel ist, die schlechte Lage auf dem Immobilien Markt, der keine größeren Büros ermöglicht oder auch die Gefahr durch Corona das ganze Office zu schließen und damit vielleicht pleite zu gehen. Das mag mit der richtigen Umsetzung auch gut gehen, doch passt es auf jedes Unternehmen? Und ich meine damit nicht das offensichtliche. Natürlich können Krankenschwestern, Altenpfleger, Erzieher und Bauarbeiter nicht einfach mal so von zu Hause aus arbeiten. Aber auch in einem Beschätigungsfeld in dem das zumindest theoretisch möglich ist, gibt es Fallstricke.

Ein unternehmen, das schon immer darauf bestanden hat, dass seine Mitarbeitenden brav im 9 to 5 Arbeitsverhältnis ihre Arbeit auch nur in einem festgelegten Büro erbringen kann wird von heute auf morgen arge Probleme haben seine Mitarbeitenden die die „Freiheit“ zu entlassen. Ein paar (mentale) Vorbereitungsarbeiten müssen schon geleistet werden.

Einstellungen zum Home Office beim Management

Aus meinen Erfahrungen ist die größte Änderung zunächst im Management vorzunehmen.
Es ist dann nicht mehr möglich durch die Gänge zu laufen und zu kontrollieren dass alle Schafe brav arbeiten. Okay dass ist vielleicht etwas übertrieben aber worauf ich hinaus will ist, man muss vertrauen zu seinen Angestellten/Untergebenen haben, dass diese auch abseits des Büros ihre Arbeit gut machen.

Es kommt auch sehr auf den Führungsstiel an den man vertritt. Ist man eher der Kontrollierende Typ wird es schwer. Ein Status Call alle 10 Minuten um sicher zu gehen das alle noch fleißig sind und niemand ausversehen ohne Arbeit da sitzt wäre kontraproduktiv.
Die Mitarbeitenden sollten klar verstehen was Home Office bedeutet und was von ihnen erwartet wird. Und zwar, dass sie die Aufgaben umsetzen, die sie auch im Büro erledigen würden.

Seien Sie Moderator, nicht Sklaventreiber

Die Aufgabe der Führungskraft in solch einem Umfeld ist ganz klar, eine moderierende. Sie müssen Ansprechbar sein um Fragen schnell zu beantworten. Ihr Team/Ihre Angestellten dürfen nicht das Gefühl haben nicht nur Räumlich alleine gelassen zu sein. Pflegen Sie noch vielleicht noch mehr ihren Kalender, damit ihre Kollegen wissen, wann sie verfügbar sind und wann nicht.
Bereiten Sie Arbeitspakete vor, oder noch besser zeigen Sie ihren Angestellten welche Dinge zu erledigen sind und befähigen Sie sie dazu den Berg an Arbeit selbst zu bearbeiten. Helfen Sie ihrem Team effizient zu kommunizieren. Neben der Gefahr, dass niemand arbeitet ist auch, dass alle/mehrere an den gleichen Dingen arbeiten. Helfen Sie koordinieren.

Schon mal Agil versucht?

Führen Sie, falls nicht schon längst etabliert, regelmäßige kurze Status Meetings durch. Sogenannte Dailys.
Ein Daily könnte so aussehen, dass sie einen Call, am besten Video Call, am Anfang des Tages ansetzen. Setzen Sie vielleicht 15 bis 30 Minuten an, je nach Größe des Teams. Alle Teilnehmenden sind der Reihe nach dran und beantworten, ganz nach der Agilen Methode Scrum, folgende drei Fragen:

  • Was habe ich gestern geschafft/erledigt?
  • Womit werde ich mich heute beschäftigen?
  • Wo hatte ich Probleme/wobei benötige ich Unterstützung?

Ganz besonders auf den letzten Punkt sollten Sie ganz besonders Wert legen. Und dann helfen Sie Ihren Mitarbeitenden diese Probleme (nach Scrum impediments) zu beheben.

Hat man nun aber Angestellte, die nur dann arbeiten, wenn der Vorgesetzte mit der Peitsche hinter ihnen steht, dann hat man vielleicht ein tiefer liegendes Problem, das vorab gelöst werden sollte.

Einstellungen zum Home Office bei den Angestellten

Kommunikation ist alles. Paul Watzlawick hat es mit seinem Buchtitel ganz passend bezeichnet. Man kann nicht nicht kommunizieren.

Andauernd wird im Büro kommuniziert. Sei es das genervte stöhnen, das signaliesiert das ein Kollege unter Dampf ist, oder der witzig sarkastische Kommentar an der Kaffeemaschine der viel mehr mitteilt als vielleicht gewollt war. All das fällt weg, wenn man sich Räumlich voneinander trennt. Jeder kennt es sicher, man bekommt eine Mail und denkt sich „oh der ist aber schlecht drauf“, dann ruft man die Person an und wundert sich, wie gelassen die Person scheint. In der schriftlichen Kommunikation geht sehr viel Subtext verloren und der Lesende versucht diesen durch Interpretation wieder herzustellen. Das Gelingt mal besser mal schlechter. Seien Sie, als Führungskraft oder als „einfacher Angestellter kommunikativer als sonst. In der IT gibt es oft die Möglichkeit den Output von Programmen mit einem Parameter mehr „verbose“ zu machten. Teilen Sie ihren Kollegen nicht nur Fakten mit, sondern auch mal etwas mehr Subtext.

Wie erging es Ihnen beim umsetzen der Aufgabe? Was wünschen Sie sich beim nächsten mal, wenn Sie eine Aufgabe von jemanden anderes übernehmen? Benötigen Sie gerade Unterstützung? Teilen Sie das mit. Ich hoffe Ihre Unternehmenskultur ist so gebaut das die Bitte nach Unterstützung nicht als Schwäche angesehen wird. Es ist doch viel mehr ein Zeichen der Stärke. Sie sind sich Bewusst, das an dieser Stelle ihr Fachwissen (womöglich) nicht ausreicht, aber sie Wissen, es gibt jemanden der das besser kann.

Greifen sie öfter mal zum Telefon und sprechen Sie auch mal mit ihren Kollegen. Und lassen Sie, wenn es ihre Beziehung zulässt, auch mal etwas nicht dienstliches von sich hören. Auch wenn Sie in „Isolation“ sind sind Sie und Ihre Kollegen noch immer ein Unternehmen, ein Team.

Die Verlockung ist groß im Home Office

Nur mal schnell die Waschmaschine, nur mal schnell der Geschirrspüler, nur mal schnell…
Vergessen Sie nicht, Sie sind auf Arbeit!

Behalten Sie ihre morgendlichen Routinen bei. Ziehen Sie sich so an als würden Sie zur Arbeit gehen. Raus aus dem Schlafanzug rein in „Arbeitskleidung“. Das was wir tragen hat großen Einfluss auf unser Verhalten.

Richten Sie sich wenn möglich einen Arbeitsplatz ein, der für Sie auch zu einem Arbeitsplatz werden kann.
Der Blick immer auf das Geschirr, das noch abgewaschen werden muss oder den Müll der noch weggebracht werden muss ist nicht hilfreich, Ihre Gedanken auf ihre Arbeit zu fokussieren. Vielleicht sind Sie fähig mit Musik gut zu arbeiten, aber lenkt der Fernseher nicht vielleicht doch etwas ab?

Arbeitszeiten können verschwimmen, Sie sind dran sie einzuhalten.

Planen Sie feste Pausen ein. Gehen Sie in der Pause raus. Erledigen Sie Dinge, wie einkaufen, zur Post gehen, mit dem Kund raus,… Achten Sie auch darauf pünktlich mit der Arbeit zu beginnen und pünktlich Feierabend zu machen. Die Häusliche Umgebung sorgt gerne dafür, dass man noch mal „schnell“ weiter arbeitet weil der Arbeitsweg weg fällt. So lange Sie das auch bezahlt bekommen, ist es durchaus valide die eingesparte Zeit zu investieren. Doch bekommen Sie keinen Ausgleich für Mehrarbeit sollten Sie wirklich überlegen ob sich die Zeit nicht doch anderweitig einsetzen lässt. Beispielsweise könnte nach Feierabend der Geschirrspüler gemacht werden, und Sie hätten dennoch mehr Zeit am Ende des Tages.

Und kommunizieren Sie mit ihrem Team wann sie Verfügbar sind und wann nicht.
Skype for Business mit einer Integration in Outlook beispielsweise ändert den Status je nachdem ob Sie einen Termin haben. Aber auch so. Teilen Sie ihrem Team mit wenn Sie „zu Tisch“ gehen, oder Feierabend machen, oder wann Sie am Morgen anfangen. Idealerweise haben Sie dafür ein wie auch immer geartetes Chat System.

Ihnen wird vertraut!

Vergessen Sie nur nicht, Ihr Arbeitgeber vertraut Ihnen, dass Sie ihre Arbeit in gewohnter Qualität und Quantität schaffen. Ob im Office oder im Home Office.

Und wenn das Home Office so gar nichts für Sie ist, weil die Ablenkung doch zu groß ist, die Ausstattung nicht passt oder Sie das Gefühl haben zu vereinsamen, sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, ob die Platzierung in einem CoWorking Space eine Möglichkeit wäre. Ob das In Zeiten von Corona eine gute Alternative ist, sollten Sie aber schon vorher abklären.

Das war der erste Teil der kleinen Reihe zum ermöglichen von Home Office. Es ging hauptsächlich um die Organisatorische, Kulturelle Einstellung zum Thema. Im nächsten Teil geht es um die technische Bereitschaft um ein flächendeckendes Home Office für alle Ihre Mitarbeitenden zu ermöglichen.

Sebastian
Sebastian leitet zwei Teams im Bereich des IT-Servicemanagements und des IT-Projektmanagements. Seine langjährigen und abwechslungsreichen Erfahrungen sorgen dafür das er einen vielseitigen Blick auf das Leben als Angestellter und als Führungskraft hat.
1 KOMMENTAR
  • HomeOffice in der Realität - Tag 1 - Leaving Chaos
    Antworten

    […] hat ja schon über die Herausforderungen für Firmen im HomeOffice gesprochen, aber nun muss ich täglich von zu Hause arbeiten und Work Life Balance […]

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